ЭЛИТСОФТ: Управление автотранспортным предприятием

Программа содержит детализированный справочник «Автомобили и прицепы», в котором аккумулируются полные технические параметры каждой единицы техники, включая марку, модель, тип и используемое топливо. На основе этих данных система выстраивает структуру автопарка, закрепляет за машинами постоянные водительские экипажи и ответственные материальные лица.

Интегрированные регистры контроля позволяют автоматически отслеживать актуальность критически важных документов. Программа анализирует сроки окончания технических осмотров, страховых полисов (включая международные), водительских удостоверений и медицинских справок сотрудников. При приближении даты окончания действия бланка система выдает упреждающее предупреждение диспетчеру.

Данный функционал полностью решает проблему ручного контроля документов. Руководство получает инструмент долгосрочного планирования использования ресурсов и своевременного прохождения регламентных осмотров.

Программа автоматизирует весь цикл обработки путевых листов для различных видов транспорта в рамках единого журнала. При проведении документа система фиксирует показания одометра (спидометра) при выезде и возвращении, время нахождения в наряде, а также остатки топлива в баках.

На основе встроенных алгоритмов производится расчет нормативного расхода ГСМ. Система учитывает базовые линейные нормы, влияние прицепов, работу специального оборудования, отопителей или кондиционеров, а также повышающие зимние коэффициенты. Полученные данные сопоставляются с фактическими заправками, зарегистрированными по заправочным листам на АЗС (по топливным картам, наличным или безналичным расчетам).

После проведения путевого листа программа автоматически генерирует пакет бухгалтерских проводок на списание израсходованного топлива, относя затраты на соответствующие счета. Это исключает повторный ручной ввод информации бухгалтером и минимизирует риски ошибок.

Программа реализует поштучный оперативный учет узлов, требующих контроля наработки. Для каждой автомобильной шины и аккумулятора в системе заводится индивидуальная карточка, где прописываются серийный номер, производитель, модель и нормативный пробег (эксплуатационный ресурс). Документ «Замена шин и аккумуляторов» фиксирует дату и факт установки элемента на автомобиль или его снятия для ремонта или утилизации.

Программа автоматически рассчитывает текущий износ каждого колеса на основании данных о пробеге ТС, поступающих из проведенных путевых листов. Диспетчер или инженер по транспорту в любой момент может сформировать свод по шинам или аккумуляторам для оценки их состояния.

Данный функционал обеспечивает ведение карточек учета работы шин и АКБ в строгом соответствии с требованиями контролирующих органов. Предприятие получает прозрачную аналитику материальных затрат на обновление ходовой части машин.

Программа автоматизирует коммерческий контур взаимоотношений с заказчиками услуг перевозок. Документ «Заявка на перевозку» служит для фиксации маршрута следования, характера груза, стоимости рейса, условий оплаты и ставок НДС. На основании заявки система автоматически формирует и заполняет «Счет на оплату покупателю», требующий от пользователя лишь минимальной проверки.

По завершении рейса на основании счета создается документ «Реализация товаров и услуг» (акт выполненных работ). Данные на закладке «Транспортные услуги» заполняются автоматически, формируя доходную часть и отражая выручку компании в регламентированном учете.

Система автоматически рассчитывает финансовый результат (прибыль или убыток) по каждой конкретной перевозке. Если расчеты ведутся в иностранной валюте, итоговый профит пересчитывается в белорусские рубли по официальному курсу Национального банка РБ на дату совершения операции.

В тех случаях, когда предприятие привлекает к выполнению рейсов сторонние логистические компании, модуль предоставляет инструменты для сквозного контроля привлеченного транспорта. На закладке «Посредники» в исходной заявке фиксируются наименование стороннего перевозчика, реквизиты его договора, вид заказываемой услуги (перевозка, страхование, охрана) и стоимость.

По нажатию одной кнопки система автоматически генерирует документы «Заявка на сторонние услуги» и «Счет перевозчика». Программа автоматически фильтрует список доступных заявок, оставляя только те, которые соответствуют выбранному контрагенту и еще не были зафиксированы в других счетах.

При выставлении итогового акта выполненных работ клиенту суммы по счетам перевозчиков автоматически уменьшают чистую выручку нашей организации. Это позволяет контролировать маржинальность экспедиторской деятельности и точно отслеживать задолженность перед привлеченными контрагентами.

Для компаний, выполняющих международные рейсы, в модуле реализован специфический функционал расчетов с водителями-международниками. Программа поддерживает ведение многовалютных авансовых отчетов, позволяя в рамках одного документа проводить зачет командировочных расходов в различных иностранных валютах с корректным автоматическим расчетом курсовых разниц и учетом ранее выданных авансов.

Отдельный контур автоматизации предназначен для обработки транзакций по корпоративным пластиковым картам. При импорте электронной банковской выписки система автоматически разносит расходы, понесенные водителем в рейсе (оплата дорог, заправки за рубежом, стоянки), относя их на промежуточный счет 57.

Встроенный регистр сведений «Нормы командировочных расходов» хранит историю актуальных лимитов суточных и расходов по проживанию в зависимости от страны назначения (Россия, Польша, Германия, Казахстан и др.). Это гарантирует точность отнесения затрат на себестоимость и минимизирует налоговые риски.

Архитектура отраслевого модуля полностью открыта для оптимизации и адаптации под уникальные бизнес-процессы заказчика. При масштабировании бизнеса, открытии новых филиалов или усложнении логистических цепочек программный комплекс может быть доработан силами сертифицированных программистов и бизнес-аналитиков.

Возможности платформы позволяют настраивать интеграцию с внешним аппаратным и программным обеспечением. Сюда относится подключение систем спутникового GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта (для автоматического импорта фактического пробега и координат в путевые листы), а также загрузка данных из личных кабинетов процессинговых центров заправочных станций (Белоруснефть, Газпромнефть и др.).

Любые проводимые изменения проходят обязательный контроль качества и системный анализ, что исключает сбои в работе типового ядра «1С:Бухгалтерия».