Практический опыт внедрения специализированного модуля «ЭЛИТСОФТ» в научно-технологических парках (включая технопарк «Коралл» на базе РУСП «Агентство развития и содействия инвестициям») и крупных девелоперских компаниях Беларуси показывает следующие результаты:
Программа обеспечивает ведение и жесткий контроль справочника «Объекты аренды» с фиксацией широкого набора индивидуальных характеристик. В системе настраивается подробная структура здания: этажи, офисы, торговые места, склады и вспомогательные площади. Диспетчер и бухгалтер видят актуальный статус каждого квадратного метра (свободен, забронирован, арендуется), что исключает накладки при работе отдела продаж.
Программа контролирует общие и полезные площади объектов недвижимости, не позволяя сдать больше метров, чем числится по техническому паспорту. При этом реализована уникальная техническая возможность сдавать один крупный объект (или открытую площадку) одновременно нескольким независимым арендаторам с распределением долей.
По завершении отчетных периодов данные об использовании площадей автоматически консолидируются. Это позволяет мгновенно получать аналитические отчеты по загрузке коммерческой недвижимости.
Подсистема «Договора аренды» автоматизирует полный жизненный цикл взаимоотношений с клиентами: от регистрации первичного обращения и заключения соглашения до изменения условий или прекращения сдачи в аренду помещений и оборудования. В карточке договора фиксируются сроки действия, порядок расчетов, базовые арендные величины и закрепленные за арендатором материальные ценности.
Для ускорения рутинной работы юридического отдела в модуль интегрирован механизм выгрузки документов по готовым шаблонам формата Microsoft Word. Система самостоятельно берет данные контрагента, реквизиты, площади и стоимости из базы 1С и формирует печатную форму договора или дополнительного соглашения за несколько секунд.
В случае расторжения или прекращения договора программа фиксирует дату снятия объекта с учета. Это позволяет автоматически скорректировать начисление постоянной и переменной части арендной платы в текущем месяце.
Программа автоматизирует сбор данных от инженерных и технических служб по объемам потребленных ресурсов. Документ «Ввод показаний» предназначен для ежемесячной фиксации данных счетчиков электроэнергии, водоснабжения, газоснабжения или тепловой энергии по объектам недвижимости. Система хранит историю показаний приборов учета, автоматически вычисляя дельту за отчетный период.
Параллельно регистрируются натуральные показатели, не имеющие прямых приборов учета, но влияющие на распределение затрат. Сюда относится регистрация оборудования арендатора (мощность электроприборов, количество кондиционеров) и численность сотрудников, работающих в арендуемом помещении.
На основании введенных технических данных система автоматически формирует детальные справки-расчеты. Эти документы наглядно демонстрируют арендатору математику распределения каждого кубического метра или киловатта.
Модуль выполняет автоматический расчет стоимости за тарифицируемые и коммунальные услуги по арендаторам. В зависимости от требований заключенного договора и выбранного в настройках варианта, система распределяет услуги поставщиков по следующим критериям:
На основе проведенных расчетов программа автоматически формирует сводные «Счета на оплату» и акты выполненных работ («Оказание услуг») по всей базе арендаторов. Система собирает в один документ постоянную арендную плату, переменные коммунальные расходы и эксплуатационные услуги, исключая необходимость выставления множества отдельных актов.
Дополнительно автоматизировано ведение учета расходов по корпоративным картам и оперативное проведение входящих документов («Поступление товаров и услуг») от ресурсоснабжающих организаций РБ. Развернутая аналитика учета затрат позволяет видеть маржинальность и чистый профит по каждому объекту недвижимости или подразделению.
После проведения актов система в автоматическом режиме генерирует электронные счета-фактуры (ЭСЧФ) с правильным разделением на собственные и перевыставленные услуги субабонентов для их последующей отправки на портал МНС.
Подсистема отчетов предоставляет руководству и бухгалтерии полный спектр аналитических данных для контроля бизнеса. Встроенные отчеты включают «Реестр договоров аренды» с контролем сроков их окончания, «Реестр актов по аренде» и специализированные «Счета-фактуры на коммунальные услуги».
