Реестр объектов и графические планы: создание единой базы зданий, помещений и земельных участков с контролем их статусов.
Управление договорами аренды: автоматизация расчетов, учет депозитов, механизмы регулярной индексации ставок.
Расчет коммунальных и эксплуатационных услуг: распределение затрат по показаниям приборов учета и площади помещений.
Техническая эксплуатация зданий: планирование ремонтов и обработка заявок арендаторов.
Взаиморасчеты и интеграция: бесшовная связь с бухгалтерией и формирование аналитической отчетности.

Управляющие компании и владельцы недвижимости в Беларуси ежедневно сталкиваются с большим объемом рутины: ведением реестра договоров, индексацией ставок, распределением коммунальных услуг и контролем задолженностей. Отраслевое решение для 1С ЭЛИТСОФТ "Управление арендой недвижимости" автоматизирует эти бизнес-процессы, сводя к нулю ручную работу и минимизируя риски кассовых разрывов.

Единый реестр площадей и контроль занятости

Система позволяет создать детальную базу данных по всем имеющимся активам компании (офисные центры, склады, торговые павильоны):

Структура объектов: программа поддерживает иерархическое описание площадей — от целого здания до конкретного кабинета или рабочего места.
Графические планы: интеграция со схемами этажей (планировками) помогает визуально контролировать свободные, занятые и забронированные площади.
История изменений: программа сохраняет всю цепочку изменений характеристик объектов (перепланировки, объединение или разделение помещений).

Управление договорами и расчеты

Учет расчетов с арендаторами в Беларуси осложнен необходимостью привязки ставок к валютным эквивалентам и частыми изменениями условий договоров. Использование модуля для 1С аренда и управление недвижимостью решает эту проблему за счет гибкой настройки параметров договоров:

Автоматическая индексация: система самостоятельно пересчитывает арендную плату при изменении курса валюты договора, индекса потребительских цен или наступлении плановой даты повышения ставки.
Контроль лимитов и депозитов: программа отслеживает своевременное внесение обеспечительных платежей и начисляет пени за каждый день просрочки платежа.
Шаблоны документов: автоматическая генерация договоров, дополнительных соглашений и актов приема-передачи по шаблонам компании экономит время юристов.

Перевыставление коммунальных услуг

Расчет переменной части арендной платы часто отнимает у бухгалтеров несколько дней. Программа поддерживает автоматический импорт показаний счетчиков и расчет стоимости услуг по тарифам РБ для каждого арендатора.

Система распределяет затраты (электричество, водоснабжение, отопление, вывоз мусора):

По фактическим показаниям индивидуальных приборов учета (счетчиков).
Пропорционально занимаемой арендатором площади от общего объема потребления здания.
По фиксированным долям или нормативам, прописанным в договоре.

По результатам расчета формирует и отправляет арендаторам акты и счета-фактуры.

Эксплуатация и техническое обслуживание

Помимо финансовых расчетов, ЭЛИТСОФТ "Управление арендой недвижимости" помогает организовать техническую эксплуатацию зданий. Диспетчерская служба получает удобный инструмент для работы:

Регистрация заявок: арендаторы могут отправлять запросы на ремонт или обслуживание систем кондиционирования, электрики, сантехники непосредственно в службу эксплуатации.
Планирование ТО: система составляет графики планово-предупредительных ремонтов оборудования (лифты, вентиляция, пожарные системы) и контролирует сроки их выполнения.
Материальный учет: списание запасных частей и расходных материалов привязывается к конкретному помещению или единице оборудования, формируя прозрачную структуру затрат на содержание объекта.

Интеграция с бухгалтерией и аналитика

Интеграция программного продукта с типовой бухгалтерией исключает двойной ввод данных и ручные ошибки. Все начисления аренды, коммунальных платежей и оплат автоматически отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Для руководства и собственников бизнеса система формирует пул аналитических отчетов:

Динамика занятости и доходности по каждому объекту или этажу;
Сводные ведомости по дебиторской задолженности с детализацией по срокам долга;
План-фактный анализ доходов и расходов на содержание имущества.

Внедрение и сопровождение

Модуль полностью соответствует налоговому и гражданскому законодательству Республики Беларусь.

Специалисты нашей компании выполняют полный комплекс услуг по проектированию, установке, интеграции и сопровождению систем автоматизации недвижимости. Мы поможем настроить программу под структуру ваших объектов, перенесем данные из Excel и обучим персонал быстрой и безошибочной работе в системе.